Privacybeleid

1. Wij respecteren uw privacy
In het kader van haar activiteiten, verzamelt en gebruikt Figure Company BV, Trieststraat 38/o, 9960 Assenede, met ondernemingsnummer BE 0847.691.710,(FITZONE) informatie over natuurlijke personen (beter bekend als “persoonsgegevens”).
Bij FITZONE waarderen en respecteren we uw privacy en de veiligheid van uw persoonsgegevens. Daarom verwerken wij uw persoonsgegevens in strikte overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake persoonsgegevensbescherming (met inbegrip van de Algemene Verordening Gegevensbescherming of “AVG”).
In het kader van ons engagement om uw privacy en de veiligheid van uw persoonsgegevens te beschermen, wensen wij u in alle transparantie toe te lichten:
• waarom en hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en bewaren;
• wat onze rol als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens inhoudt; en
• wat uw rechten en onze verplichtingen zijn in dit verband.
Deze privacy policy is van toepassing op elke “verwerking” (d.i. elke vorm van gebruik) van uw persoonsgegevens door FITZONE in België.

2. De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens
FITZONE is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit betekent dat zij degene is die beslist over waarom en hoe uw persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt.
FITZONE verwerkt deze persoonsgegevens in haar hoedanigheid van onderneming waarmee u of uw werkgever een commerciële/contractuele relatie heeft (voor vertegenwoordigers/contactpersonen van onze prospecten), klanten en leveranciers die natuurlijke personen zijn.

3. Welke persoonsgegevens verzamelen we en op welke manier worden deze verzameld?
Volgende persoonsgegevens worden verzameld:
– Identificatie- en contactgegevens zoals naam en voornaam, adres, geslacht, geboortedatum, foto, e-mailadres, telefoonnummer en titel van (vertegenwoordigers van) prospecten, leden en ex-leden alsook hun betaalgegevens zoals bankrekeningnummer, IBAN, BIC, etc. en gegevens omtrent bezoekgedrag (tijdstip en duurtijd).
– IP adres, domeinnaam van de internetleverancier, type browser, besturingssysteem en platform. Verder verwerken we ook informatie met betrekking tot de pagina’s die worden bezocht, informatie die wordt opgevraagd, tijd die werd doorgebracht op de website en andere statistische informatie en informatie met betrekking tot gedrag, gewoontes en voorkeuren van de bezoeker van onze website(s) indien u hiervoor toestemming heeft gegeven.
Deze persoonsgegevens verkrijgen wij op verschillende manieren:
– door de aanmaak van een abonnement of gebruik van onze app
– via contactformulieren die u invult, wedstrijden waaraan u deelneemt, promoties waar u gebruik van maakt, commerciële acties waarop u intekent of bij betaalverrichtingen;
– doordat uzelf, wanneer u met ons interageert, ons uw gegevens vrijwillig verstrekt;
– via de onderneming waarvoor u werkt (bijvoorbeeld wanneer u bent aangeduid als contactpersoon door uw werkgever);
– door uw gebruik van onze website, applicaties, sociale mediapagina’s en de daaraan gekoppelde technologieën (zoals cookies).
Bij het opstellen van formulieren vragen we enkel gegevens op die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening.

4. Waarom verwerken we uw persoonsgegevens?
Wij verwerken uw persoonsgegevens altijd voor een welbepaald doeleinde en verwerken enkel de gegevens die nodig zijn voor het bereiken van dat doeleinde. Meer specifiek verwerken wij persoonsgegevens voor volgende doeleinden:
– Leveren van goederen en diensten aan klanten
Om uw toegang te kunnen verlenen tot de diensten van FITZONE alsook u te kunnen contacteren, hebben we uw naam, e-mailadres, adres(sen), betaalgegevens en telefoonnummer nodig. Daarmee kunnen we u contacteren omtrent het beheer van uw abonnement.
– Het openen en beheer van uw account
Bij het openen van uw account op de website of in onze CRM slaan we de volgende informatie op: uw naam, adres(sen), telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, foto en betaalgegevens.
Op die manier hoeft u deze gegevens niet elke keer opnieuw in te voeren en kunnen wij ook de toegang controleren alsook de automatische betalingen doorvoeren.
Wanneer u uw kinderen inschrijft in onze groepslessen voor kinderen, slaan we de gegevens van uw kind op onder uw account. Door uw kind in te schrijven geeft u uw toestemming aan FITZONE om deze data te verwerken.
Jongeren tussen 14 en 18 jaar kunnen een abonnement aanmaken mits schriftelijke toestemming van hun ouders of voogd. Het inschrijvingsformulier moet ondertekend worden door één van de ouders of voogd.
– Klantenservice
U kan met ons telefonisch contact opnemen. Om u snel te kunnen helpen bij vragen, maken we gebruik van uw gegevens en maken we aantekeningen die we bewaren. We noteren met wie u gesproken heeft, wat het onderwerp was en noteren een korte samenvatting van het gesprek. U helpt ons zo ook bij de analyse en de verbetering van onze diensten.
– App
Om gebruik te kunnen maken van de app dient u aan te melden met uw account van FITZONE. In de app kan u een fitness-sessie boeken in uw club, online lessen volgen, uw coach contacteren, informatie over uw coach en andere clubs vinden,… U kan zelf kiezen om een profielfoto toe te voegen in de app. Deze foto verwerken wij met uw toestemming.
– Direct marketing
We zullen uw contactgegevens gebruiken om u nieuwbrieven en promoties te sturen. Zo blijft u op de hoogte van onze aanbiedingen, acties en ons nieuws. U kunt zich te allen tijde verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden door u uit te schrijven via de uitschrijflink onderaan elke e-mail. U kan hiervoor ook een e-mail sturen naar onze Klantendienst op info@fitzone.be of een brief sturen naar FITZONE – Trieststraat 38/o, 9960 Assenede.
– Wedstrijden en Acties
Bij deelname aan een actie of wedstrijd, vragen wij uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Zo kunnen we de wedstrijd uitvoeren en de prijswinnaar(s) contacteren en bekendmaken. Ook meten wij zo de respons op onze reclameacties.
– Verbetering van onze producten en service
Wij zijn voortdurend bezig om onze dienstverlening te verbeteren. Daartoe kunnen we gebruik maken van uw persoonsgegevens om u te vragen deel te nemen aan een vrijblijvend klant- of marktonderzoek. Soms voeren externe partijen dat onderzoek voor ons uit. Wij geven die andere partij daarvoor uw e-mailadres. Deze partijen mogen jouw gegevens voor geen andere doeleinden gebruiken dan beschreven in deze privacyverklaring. Na afloop van het onderzoek verwijderen zij ook jouw gegevens.
– Fraude
We gebruiken klantgegevens om fraude te onderzoeken, te voorkomen en tegen te gaan. Indien vereist, delen wij klantgegevens ook mee aan de bevoegde (administratieve) overheden, gerechtelijke instanties of andere publieke organen.
– Beheer van klanten en leveranciers en partnerprogramma’s
Wij slaan de contactgegevens van onze zakelijk klanten en partners op voor het beheer van de relatie met deze klanten en partners.
– Beheer en verbetering van de website en app
Wij gebruiken de gegevens van de bezoekers van onze websites ook voor het beheer en de verbetering van deze websites alsook voor de analyse van het gebruik ervan. Hierbij doen wij ook beroep op derde partijen zoals netwerkproviders, website bouwers, online marketeers en consultants.

5. Op welke basis verwerken wij uw persoonsgegevens?
Wij verzamelen en gebruiken de persoonsgegevens en informatie die op u betrekking hebben niet zonder een wettelijke basis, met name enkel wanneer:
– wij uw vrijwillige, expliciete en specifieke toestemming hebben ontvangen;
– de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of om een verplichting na te komen waaraan wij zijn onderworpen krachtens een wet, een decreet, een ordonnantie; of
– de verwerking van de persoonsgegevens noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang. In dat geval zullen wij nakijken dat uw belang of uw fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder doorwegen. Voorbeelden van zo een gerechtvaardigd belang zijn: het verzorgen van onze dienstverlening, het aanbieden van onze producten en diensten aan onze klanten, fraudepreventie en de bescherming van onze IT-systemen en netwerken, het naleven van onze vennootschapsrechtelijke en sociale verantwoordelijkheden.

6. Met wie worden uw persoonsgegevens gedeeld?
Medewerkers van FITZONE hebben toegang tot jouw persoonsgegevens, voor zover nodig voor de uitoefening van hun job en hun takenpakket. In elk geval zullen uw persoonsgegevens enkel verwerkt worden voor de doeleinden zoals omschreven in punt 4.
Het personeel van FITZONE is gebonden door strikte interne regels en procedures met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens. Zij zijn ook verplicht de technische en organisatorische maatregelen die wij hebben genomen om uw persoonsgegevens te beschermen na te leven.
Voor operationele doeleinden kan FITZONE beroep doen op derde partijen. Hieronder vallen providers die online betalingen afhandelen, een extern bedrijf dat zorgt voor het uitsturen van onze direct marketing,… Deze derde partijen zijn gebonden aan deze privacyverklaring en mogen uw persoonsgegevens voor geen andere doeleinden gebruiken dan hierin beschreven.
Deze partijen kunnen uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken en bewaren. Voor de doorgifte van de persoonsgegevens naar derde landen buiten de EER, zullen wij gepaste maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat die doorgifte gebeurt in overeenstemming met de toepasselijke regels inzake de internationale doorgifte van persoonsgegevens. U kan hierover bijkomende informatie verkrijgen en een kopie van deze maatregelen bekomen door uw rechten uit te oefenen zoals omschreven in punt 8.

7. Bewaring van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden bewaard voor zolang als nodig is voor het bereiken van het doel waarvoor deze verzameld werden en in lijn met de wettelijke, reglementaire en interne vereisten in dit verband, met een maximum van 5 jaar na het einde van onze contractuele relatie. Indien u echter wenst dat uw persoonsgegevens verwijderd worden uit onze systemen, kan u dit vragen zoals voorzien in punt 11.

8. Beveiliging van uw persoonsgegevens
We nemen de nodige administratieve, technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te garanderen en beschermen uw persoonsgegevens tegen de vernietiging, verlies, misbruik, ongeoorloofde verstrekking van ongeoorloofde toegang, tot de doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig, hetgeen met name tot lichamelijke, materiële of immateriële schade kan leiden.
Wij bewaren je persoonsgegevens op goed beveiligde en gecontroleerde computers. Wanneer we samenwerken met andere partijen, eisen we van hen eenzelfde niveau van beveiliging. Ondanks al onze inspanningen kunnen wij de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens nooit volledig garanderen.

9. Cookies
De website www.fitzone.be maakt gebruik van cookies.
Cookies zijn kleine tekstbestanden die op de harde schijf van de computer en/of toestellen van de bezoekers van bepaalde websites worden geplaatst. Ze bevatten bepaalde informatie, zoals bijvoorbeeld de taalvoorkeur van de bezoeker. Andere cookies verzamelen statistieken over de bezoekers van onze website of zorgen ervoor dat de grafische vormgeving van de website correct wordt weergegeven en de applicaties van de website correct werken.
Sommige cookies zijn noodzakelijk om de website te doen functioneren, andere zijn bedoeld om uw gebruikerservaring te verbeteren.

10. Links naar andere websites
De website van FITZONE kan links bevatten naar websites die worden beheerd door ondernemingen buiten FITZONE. Die andere websites hebben een eigen Privacyverklaring die u aandachtig moet doorlezen wanneer u daar naartoe surft. In geen geval kunnen wij verantwoordelijk zijn voor de inhoud van die websites noch voor enige verwerking van persoonsgegevens door deze derde partijen.

11. Uw rechten
U kan steeds uw persoonsgegevens inkijken of een kopie aanvragen en ze laten corrigeren. In sommige gevallen heeft u ook het recht u te verzetten tegen de verwerking ervan of deze te laten wissen. U heeft eveneens het recht ons te vragen uw gegevens door te sturen naar een derde partij (het recht op gegevensoverdraagbaarheid).
U kan hiervoor een aanvraag per e-mail versturen naar onze Klantendienst op info@fitzone.be of een brief sturen naar FITZONE – Trieststraat 38/o, 9960 Assenede. Voeg in beide gevallen (e-mail en post) een kopie van uw identiteitskaart of paspoort toe, zodat we uw identiteit kunnen verifiëren.
U kan zich eveneens verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden. Dit kan u door u uit te schrijven via de uitschrijflink onderaan elke e-mail. Of door contact met ons op te nemen via  info@fitzone.be of FITZONE – Trieststraat 38/o, 9960 Assenede.
Wanneer u uw toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u deze te allen tijde intrekken, maar u dient er zich van bewust te zijn dat u in dergelijk geval niet van alle diensten optimaal zal kunnen genieten. In dit geval anonimiseren we de gegevens die onder toestemming verzameld werden.
Bij klachten over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, kunt u onze functionaris voor bescherming van persoonsgegevens (Data Protection Officer – DPO) contacteren via info@fitzone.be of +32 (0)9 279 24 19. Wanneer hij u onvoldoende kan helpen, kunt u ook steeds contact opnemen met de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of de Luxemburgse Commission Nationale pour la Protection des données (CNPD) en daar een klacht indienen.

12. Wijzigingen aan de privacy policy
Deze privacy policy kan aangepast worden.
Toekomstige wijzigingen of aanpassingen bij het verwerken van uw persoonsgegevens zoals omschreven in deze privacy policy, zullen u vooraf worden meegedeeld via onze website(s) (bijvoorbeeld via pop-up schermen) alsook door middel van onze andere gebruikelijke communicatiekanalen (bijvoorbeeld via e-mail, indien wij over uw e-mailadres beschikken).
Deze privacy policy werd het laatst gewijzigd op 13 September 2021.